Kearsipan

1.    Map/Folder

Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap adalah kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat membantu mengorganisir kertas dokumen.

Stopmap dapat dibuat dari plastik atau kertas. Bila menggunakan kertas biasa menggunakan bahan kertas manila atau kertas BC, kertas ivory, kertas buffalo dan jenis kertas lainnya. namun yang pelu diperhatikan adalah berbahan kertas yang lebih kaku. Sebuah desain stopmap tidak ada ciri atau kesan yang baku. Semuanya tergantung pada perusaahan dan masalah selera saja. Biasanya Stopmap dapat dicetak dengan teknik fullcolor maupun teknik cetak satu warna dan kombinasihotprint dan emboss.

Stopmap biasanya diberi label berdasarkan isi yang ada di dalamnya. Stopmap dapat diberi label langsung pada tempat penulisan judul stopmap dengan pena atau pensil. Ada juga  menggunakan stiker label yang dapat direkatkan. Materi bisnis Anda akan terlihat jauh lebih baik dan dapat diandalkan jika terorganisir, dan stopmap adalah alat yang sangat baik  untuk mengumpulkan data dalam satu stopmap.

Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

2.    Folder Biasa

Yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

       

 

   

3.    Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.

a.  Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

b.  Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b)  Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator

4.    Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah.

susunan lembar disposisi 
>>> kepala lembar disposisi terdiri atas :
1) kop naskah dinas;
2) tulisan “lembar disposisi” dengan huruf kapital dan diletakkan ditengah ;
3) alamat / asal surat;
4) nomor dan tanggal surat;
5) sifat, lampiran dan hal;
6) tanggal penerimaan surat;
7) nomor agenda / registrasi surat masuk.

>>> isi lembar disposisi yang terdiri dari :
1) kolom dan tulisan tujuan disposisi surat
2) kolom dan perintah tindak lanjut surat
3) kolom catatan

>>> bagian disposisi terdiri atas :
1) nama jabatan pemberi disposisi;
2) paraf dan tanggal pemberi disposis;
3) nama jelas pemberi disposisi;

pemberian paraf
lembar disposisi diparaf oleh :
1. bupati;
2. sekretaris daerah;
3. kepala satuan kerja perangkat daerah.

hal yang perlu diperhatikan
untuk lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran ½ folio

Contoh Gambar Lembar Disposisi :

5.    Kotak/Box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

1.    Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

 Keuntungan tata ruang kantor terbuka

1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi

2. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahanruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi

3. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.

4. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.

  Kerugian tata ruang kantor terbuka

1. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan

2. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaandengan penuh konsentrasi

3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas

4. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan

5. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

2.    Tata Ruang Kantor Tertutup (Closed Plan Office)

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar/tertutup adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :

1)      Konsentrasi kerja lebih terjamin

2)      Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi baik dari segi            pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga..

3)      Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.

4)      Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

5)      Dapat lebih menghargai tamu.

   Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah :

1)      Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

2)      Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.

3)      Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.

4)      Mempersulit pengawasan.

5)      Memerlukan ruangan yang luas.

3.    Tata Ruang Kantor Berpanorama ( Landscape Office)

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman,dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atauberpanorama :

1. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

2. Ketegangan syaraf dapat berkurang ataudihindarkan

3. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurangatau dihindarkan

4. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai

            Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :

1. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan tamandan dekorasi lainnya.

2. Biaya pemeliharaan tinggi

3. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dantidak murah

4.Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.

4.    Tata Ruang Kantor Semi Tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.